Einkauf in Asien ist eine Herausforderung

Sourcing Agents in Asia

Jedes Land hat seine Besonder-heiten; manche Regeln gelten aber überall

Vor und nach der Corona Krise ist es nicht zu leugnen, dass China zu einem dominanten Hersteller auf dem Weltmarkt geworden ist und auch in Zukunft bleiben wird. Länder wie Malaysia, Vietnam und Indien stehen aber in den Startlöchern und bieten gute Alternativen. Wenn es um Outsourcing-Möglichkeiten geht, haben einige asiatische Länder erhebliche Vorteile – niedrige Arbeitskosten, technisch versierte Talente und in vielen Fällen liberale Vorschriften. In diesem Umfeld wenden sich viele Unternehmen nach Asien, um neue Lieferanten zu finden, um ihre Produkte zu beziehen oder sogar eigene Fabriken gründen.

Trotz der Vorteile Asiens in Bezug auf Kosteneinsparungen ist es jedoch nicht schnell und einfach, dort eine profitable Beziehung aufzubauen. Angesichts unterschiedlicher Kultur, Rechtssysteme und Geschäftsaussichten ist die Due-Diligence in Asien sogar noch wichtiger als im Westen. Fragen wie Qualitätskontrolle und lokale Vorschriften sind selbst für die vorsichtigsten Unternehmen schwierig und nicht einfach zu lösen.

Die Beschaffung aus China ist seit dem Beitritt Chinas zur WTO anspruchsvoller geworden. Chinas Export von fehlerhaften, fehlerhaften oder kontaminierten Produkten, einschließlich Spielzeug, Lebensmitteln und Lebensmitteln und in jüngster Zeit mit COVID-bezogenem Material, wurde in den Nachrichten weithin berichtet.

Wenn Sie die Schritte in diesem Artikel befolgen, um ein Gerät oder Produkt in Asien zu beziehen, sollten Sie beachten, dass es wichtig ist, sorgfältig und mit einem guten Verständnis der lokalen Gepflogenheiten fortzufahren. Andernfalls könnten sich die potenziellen Kosteneinsparungen möglicherweise in Luft auflösen.

Identifizieren von Herstellern

Der erste Schritt im Beschaffungsprozess besteht darin, geeignete Hersteller in Asien für Ihr Produkt zu identifizieren. Empfehlungen, Business-to-Business-Verzeichnisse, Handelskataloge, Messen oder das Internet sind Quellen für den Beginn einer Suche. Kenntnisse einer asiatischen Sprache können besonders hilfreich für die Navigation auf Websites sein, die keine englischen Versionen haben, was häufig bei asiatischen Herstellern der Fall ist, die hauptsächlich den inländischen Märkten bedienen. Andererseits ist Englisch in Ländern mit anglophoner Geschichte, wie Singapur, Malaysia, Indien und den Philippinen, die Standardsprache, die überall in Wirtschaft und Politik verwendet wird.

Auch wenn es sich hauptsächlich um Werbeinformationen handelt, kann die Website eines asiatischen Herstellers bestimmte Hinweise auf das Unternehmen liefern – ob die Website professionell gestaltet ist, wie gut die englische Sprache geschrieben ist, welche Qualifikationen oder Referenzen aufgeführt sind usw. Auch hier sollte das Internet nur eine untergeordnete Rolle bei der Suche und Erforschung von Herstellern spielen, denn oftmals kann die Webseite auch nur eine schöne Fassade sein.

Einer der wichtigsten Punkte, die Sie bei der Suche beachten sollten, ist der Unterschied zwischen einem Hersteller und einem Handelsunternehmen. Viele produzierende Unternehmen arbeiten über Handelsunternehmen, weil ihnen die Sprachkenntnisse oder das Know-how fehlen, um das internationale Geschäft professionell durchzuführen.

Erste Analysen

Nachdem potenzielle Hersteller oder Handelsunternehmen identifiziert wurden, besteht der nächste Schritt beim Outsourcing darin, Kontakt aufzunehmen und einige grundlegende Anfragen zu stellen, um festzustellen, welche Unternehmen grundsätzlich qualifiziert sind.

Wenn man zum ersten Mal mit einem Unternehmen in Kontakt kommt und seine Fähigkeiten bestimmt, ist es ein großer Vorteil, eine zweisprachige Person als Hauptkontaktstelle zu haben. Viele asiatische Unternehmen werden Verkäufer oder Produktmanager haben, die Englisch sprechen, aber andere Unternehmen, insbesondere die kleineren, werden dies möglicherweise nicht können. Selbst wenn Lieferanten Englisch sprechen, kann eine Diskussion über detailliertere oder technische Fragen für sie schwierig sein.

Ein Schlüsselelement einer ersten Untersuchung ist die Diskussion über die technischen Spezifikationen für Ihr Produkt. Wenn Sie Änderungen am vorhandenen Produkt erwarten, ist es wichtig zu bestimmen, ob der Hersteller Spezifikationsanpassungen verarbeiten kann. Sie sollten herausfinden, ob das Unternehmen tatsächlich über das Know-how und die Ausrüstung des Herstellungsprozesses verfügt, um das zu machen, was Sie brauchen. Produktproben sollten sehr sorgfältig abgestimmt und getestet werden.

Wenn Sie ein Produkt mit eindeutigen Spezifikationen beziehen möchten, für die der Hersteller Änderungen vornehmen muss, ist der erste Prototyp, den Sie erhalten, möglicherweise nicht für Ihre Anforderungen richtig. Beispielsweise werden Ihre Spezifikationen nicht zu 100% berücksichtigt, weil Normen und Bezeichnungen nicht bekannt sind oder falsch interpretiert werden. Dieses Muster kann jedoch immer noch verwendet werden, um eine Vorstellung vom Qualitätsniveau des Herstellers, der technologischen Qualifizierung usw. zu erhalten.

Wenn Ihr Produkt erhebliches geistiges Eigentum enthält, sollten sie erst zu einem späteren Zeitpunkt alle Informationen vollständing teilen. Wenn es an unzuverlässige Partner gesendet wird, könnten diese versuchen, die Technologie oder das Design zu kopieren. Wenn dies gelingt, können Ihre Lieferanten ihr eigenes kopiertes Produkt sehr schnell auf den Markt bringen.

Bei der Untersuchung verschiedener Unternehmen können Sie feststellen, dass eine Reihe von potenziellen Herstellern in einer Region eines Landes konzentriert sind (Industrie Cluster). Die Auswahl eines Herstellers in dieser Region kann von Vorteil sein, da es einen zugänglichen lokalen Pool von technischem Personal mit Erfahrung auf dem gleichen Gebiet geben wird. Darüber hinaus kann dies dazu beitragen, Ihren Reiseaufwand zu reduzieren. Im Falle Chinas sind die Gebiete Shanghai-Nanjing und Guangzhou-Shenzhen besonders gut geeignet.

Qualifizieren des Herstellers

Nach einer ersten Untersuchung potenzieller Hersteller werden Sie das Feld auf eine Handvoll ernsthafter Kandidaten verengt haben. Es ist jedoch noch ein langer Weg, bis Ihr Geld den Besitzer wechseln sollte. Es ist von entscheidender Bedeutung, jeden potenziellen Hersteller vor der Geschäftstätigkeit zu qualifizieren. Am Ende sollten Sie eine kleinere Liste von Unternehmen haben, die vielversprechend genug sind, um diese persönlich zu besuchen (Short-Listing).

Informationen über Unternehmen in Asien können schwer fassbar sein, da sie in der Regel nicht in herkömmlichen Geschäftsreferenzen gelistet sind. Auf jeden Fall werden Unternehmensprofile Ihre wirklichen Fragen nicht beantworten, z. B. ob der Hersteller ein zuverlässiges Unternehmen ist, mit dem sie Geschäfte machen können und wem das Unternehmen wirklich gehört. Der Qualifizierungsprozess sollte das Abrufen von Referenzen von anderen westlichen Kunden des Unternehmens (wenn möglich) sein.

Idealerweise sollte jedes Unternehmen, mit dem Sie zusammenarbeiten, über alle wichtigen Qualitätszertifizierungen verfügen, z. B. ISO oder Good Manufacturing Practices (GMPs). Sie sollten Kopien aller Qualitätszertifikate anfordern, die das Unternehmen erworben hat.

Bevor Sie einen formellen Besuch in einer qualifizierten Fabrik unternehmen, sollten Sie einen lokalen Berater oder Partner mit Wohnsitz in Asien in Ihrem Namen besuchen lassen. Diese Fachleute sollten nicht nur das entsprechende Personal besuchen, sondern auch Fotos oder Videos machen und Beobachtungen über die Sauberkeit der Fabrik, den Maschinenpark, die Behandlung der Arbeiter und auch die Einhaltung von Compliance relevanten Themen machen. Eine solche Prescreening wird Ihr Besuchsprogramm optimieren und Sie können auf den Besuch von ungeeigneten Fabriken verzichten.

Auch die Zulieferer und Subunternehmer der Fabrik sollten, wenn möglich, untersucht werden.

Werksbesichtigungen

Inzwischen sollten Sie zwei oder drei asiatische Lieferanten haben, die solide Kandidaten für die Beschaffung sind und es ist Zeit, diese Fabriken selbst zu besuchen. Jede Fabrik in dieser Gruppe sollte die Fähigkeit gezeigt haben, Ihr Produkt Ihre Spezifikationen zu Preisen zu produzieren, die den Import attraktiv machen. Darüber hinaus sollten Sie sicher sein, dass das Unternehmen ehrlich, stabil und legal arbeitet.

Persönliche Treffen sind ein wichtiger Bestandteil der Entwicklung von Geschäftsbeziehungen mit asiatischen Unternehmen, daher sollten Sie Ihren Besuch sorgfältig im Voraus planen. Dies ist eine weitere Gelegenheit, den Zustand und die Qualität der Fabrik persönlich zu betrachten. Das asiatische Unternehmen hat in der Regel Führungskräfte bei solchen Treffen anwesend; Daher würde es als respektlos angesehen werden, einen Junior-Mitarbeiter auf niedriger Ebene zu entsenden, um sich mit ihnen zu treffen.  Sie sollten kleine Geschenke (Vorsicht vor Compliance-Standards Ihres eigenen Unternehmens) für die Menschen, mit denen Sie sich treffen, vorbereiten und Zeit damit verbringen, sie während des Besuchs kennenzulernen.

Während Sie dort sind, können Sie wichtige Informationen bestätigen und gleichzeitig zeigen, dass Sie es ernst meinen mit einer Beziehung, indem Sie sich die gleichen Qualitäts- und Fähigkeiten ansehen, die Ihr Berater zuvor gemacht hat: Die Prüfung der Qualität, die Sicherstellung der geeigneten und gepflegten Ausrüstung, die Sicherstellung, dass alle Reinräume ordnungsgemäß verwaltet werden.

Verträge

Sobald Sie einen Hersteller gefunden haben, mit dem Sie Geschäfte tätigen möchten – ein Unternehmen, das Ihre Checkliste bestanden hat und bereit ist, das gewünschte Produkt zu verkaufen – ist der nächste Schritt die Vertragserstellung. Der Vertrag legt die Bedingungen der Geschäftsvereinbarung fest, hauptsächlich Produktspezifikationen, Preis und Menge. Es wird auch andere Themen wie Streitbeilegung und Rückführungspolitik behandeln. Sie sollten spezifisch genug sein, um Mehrdeutigkeiten und Fehlinterpretationen zu vermeiden, aber sie sollten auch nicht zu sehr im Detail einschränkend sein.

Es ist wichtig zu bedenken, dass die Westler zwar daran gewöhnt sind, einen Vertrag als verbindliches rechtliches Abkommen zu betrachten, die Asiaten den unterzeichneten Vertrag jedoch oft nur als Ausgangspunkt für Verhandlungen betrachten. Der Standardvertrag eines asiatischen Herstellers ist oft kürzer und einfacher als ein westlicher Vertrag, so dass viele spezifiziert bleiben. Wenn eine Klausel besagt, dass “der Hersteller X Anzahl von Produkten zum Y-Preis in Übereinstimmung mit den Anforderungen des Käufers zur Verfügung stellt”, sollten Sie dafür sorgen, dass diese spezifischen Anforderungen oder Spezifikationen tatsächlich im Vertrag aufgeführt sind.

Rechtswahl

Bei Geschäften mit asiatischen Unternehmen sollte festgelegt werden, welche Gesetze des Landes den Vertrag regeln. In der EU ansässige Unternehmen werden natürlich nach EU-Recht handeln wollen, während asiatische Unternehmen nach den Gesetzen ihres eigenen Landes handeln wollen.

Bevor man davon ausgeht, ob EU-Recht von Vorteil ist, ist es wichtig herauszufinden, wie nützlich dies in der Praxis wäre. In einer Reihe von asiatischen Ländern, insbesondere in China, ist es in der Regel sehr schwierig, einen Vertrag auf der Grundlage ausländischer Gesetze durchzusetzen. Da das derzeitige chinesische Rechtssystem gegenüber ausländischen Prozessbeteiligten viel zuverlässiger und fairer ist als in der Vergangenheit, ist es dort sogar ggfs vorzuziehen.

Andere Länder, die Urteile ausländischer Gerichte nicht gut (oder überhaupt) durchsetzen, sind Indonesien und Vietnam. Taiwan und Hongkong hingegen verfügen über Systeme, die eine Durchsetzung ermöglichen, wenn auch nicht automatisch.

Technologietransfer

Es kann notwendig sein, Technologie an einen asiatischen Lieferanten zu übertragen, um ein Produkt mit der richtigen Qualität herzustellen. Alternativ kann sich die Option, ein höherwertiges Produkt zu beziehen, später eröffnen, sobald eine Beschaffungsbeziehung für Waren der ersten Generation etabliert wurde.

Die Folgen eines schlechten Technologietransfers sind schwerwiegender als die Risiken bei der gewöhnlichen Beschaffung. Es kann viel Zeit und Geld in die Ausbildung der Menschen für die Nutzung der neuen Technologie gesteckt werden. In Ländern wie Indien und China können unzuverlässige Partner die Beziehung aufgeben, um die Technologie zu kopieren oder zu verkaufen. Wenn Sie bereits andere Produkte von einem Lieferanten gekauft haben und ein gewisses Vertrauen entwickelt haben, ist es erstrebenswert die nächste Stufe des Technologie Transfers zu gestalten, um Kosten- und Produktivitätsvorteile zu nutzen.

In einem Technologietransferabkommen sollte jedoch genau festgelegt werden, welche Form der Unterstützung gewährt werden soll. Dies kann Fertigungsausrüstung, Baupläne, Konstruktionsspezifikationen, Unterstützung bei der Qualitätskontrolle, Investitionen oder Schulungen umfassen. Die Art und Menge der Ausrüstung, Unterstützung oder des Kapitals sollte ebenfalls detailliert aufgeführt sein. Der Technologietransfer sollte nicht vor der Unterzeichnung des Abkommens beginnen.

Qualitätskontrolle

Eine effektive Qualitätskontrolle beginnt viel früher als bei der Überwachung an der Produktionslinie. Es beginnt mit dem anfänglichen Produktdesign und setzt sich während des restlichen Herstellungsprozesses fort.

Wenn Sie ein relativ einfaches Produkt beziehen, besteht der erste Schritt darin, sicherzustellen, dass die Produkt- und Qualitätsspezifikationen korrekt sind und vom Hersteller klar verstanden werden. Von diesem Zeitpunkt an können Sie die Qualität im Werk überwachen lassen. Idealerweise sollte jemand aus Ihrer Firma in der Lage sein, vor Ort in der Fabrik zu sein. Alternativ können Sie sich an einen lokalen Berater als residenten QC-Vertreter verwenden.

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl eines QC-Vertreters für Asien Sprachprobleme. Die Prüfung und Kritik an der Fertigungsqualität erfordert ein großes technisches Vokabular, und begrenzte Sprachkenntnisse können zu schwerwiegenden Missverständnissen führen.

Es kann auch klug sein, die Produkte routinemäßig von einem unabhängigen Prüflabor im Ursprungsland testen zu lassen. Sie können den Versand der Ware von einem erfolgreichen Abschluss einer gründlichen Prüfung der Produktqualität abhängig machen. Es gibt eine Vielzahl von Testlabors in ganz Asien. Darüber hinaus kann der QC-Vertreter die Verladung von Waren in Container überwachen.

Wenn ein komplizierteres Produkt bezogen wird, wird der Qualitätskontrollprozess stärker einbezogen. Während des Produktentwurfs sollten Ihre Ingenieure und QC-Mitarbeiter sicherstellen, dass alle technischen Spezifikationen und Anforderungen genau umgesetzt werden. Sie sollten auch mehr Informationen über die bestehenden Qualitätsprüfungen und -tests erhalten, die der asiatische Lieferant an seinen Produkten durchführt. Nutzt der Lieferant auch ein unabhängiges Prüflabor, um seine Produkte zu testen? Wenn ja, ist das Labor wirklich unabhängig und zuverlässig?

Bevor die Produktion beginnt, sollten beide Unternehmen daran arbeiten, ein formales QC-System zu entwickeln, das Prüfungen und Tests in verschiedenen Schritten des Produktionsprozesses umfasst. Beide Parteien sollten diesen Kontrollen zustimmen, und das Verfahren sollte klar umrissen werden, damit der Lieferant weiß, wie seine Produkte bewertet werden. Um alle auf der gleichen Seite zu halten, kann es nützlich sein, eine umfassende Qualitätscheckliste zu erstellen, die sowohl Ihr QC-Vertreter als auch das Qualitätspersonal des Herstellers verwenden.

Wenn Ihr Gerät während des Entwurfsprozesses zu einem beliebigen Zeitpunkt geändert wird, sollte der Lieferant Ihnen neue Muster für Ihre Tests und Genehmigungen zusenden. Dies kann einige Iterationen dauern, bevor Sie zufrieden sind. Wenn Ihr Gerät die Erstellung einer neuen Form erfordert, sollten Sie außerdem darum bitten, die Formen im Voraus zu sehen und zu genehmigen. Der Kauf und die Entwicklung von Werkzeugen und Formen ist ein weiteres wichtiges Thema, welches Sie präzise besprechen und schriftlich vereinbaren sollten.

Geistiges Eigentum

Die laxe Durchsetzung von Rechten an geistigem Eigentum (IP) in ganz Asien ist ein bekanntes Problem. Die sichtbarsten geistigen Eigenschaften, die verletzt werden, sind in der Pharmazie und Unterhaltung, aber auch technologische Produkte sind routinemäßig gefährdet. Andererseits ist Singapur ein Land, das den Schutz geistigen Eigentums sehr ernst nimmt.

Die Durchsetzung in Asien nimmt langsam zu, aber in vielen Ländern hat sie noch kein akzeptables Niveau erreicht.

Eine Liefervereinbarung sollte Klauseln enthalten, die die Vertraulichkeit von Informationen garantieren und Verstöße ahnden. In vielen asiatischen Ländern wird dies jedoch keine große Garantie sein. Ihre Hauptverteidigungslinie sollte darauf basieren, dass die Informationen überhaupt nicht durchsickern. Beispielsweise teilen viele Unternehmen Produktionsaufgaben auf, indem sie jegliche IP-Adresse aus dem Gerät herauslassen und in ihrem Heimatland hinzufügen oder verschiedene Abschnitte des Geräts beschaffen und später an einem anderen Ort zusammenstellen.

Es ist auch eine nützliche Vorsichtsmaßnahme, alle relevanten Patente oder Marken bei der Regierung des lokalen asiatischen Landes zu registrieren. In Zukunft – vor allem, wenn Sie planen, Ihre Produkte in einem asiatischen Markt zu vermarkten – wird dadurch Ihre IP viel einfacher vor Gericht zu verteidigen sein, wenn es zum Streit kommt. Sie sollten auch lokalsprachige Versionen von Marken registrieren, damit Fälscher diese nicht vor Ihnen verwenden.

Regulatorische Fragen

In vielen asiatischen Entwicklungsländern ist die Rechtsstaatlichkeit nicht gut etabliert. Je nach Situation und Land können einige fragwürdige Praktiken auch bei guten Produktionspartnern unvermeidbar sein. Ausländer werden sich jedoch in der Regel an höhere Standards gehalten.

Stellen Sie während der Due Diligence sicher, dass die Produktionsstätte Ihres Partners vollständig lizenziert und legal in Bezug auf Unternehmensregistrierung, Arbeitsgesetze, medizinische Vorschriften und andere Gesetze ist. Chinesische Partner können erklären, dass sie viele lokale Verbindungen (Guanxi) haben, die sie vor jeglichen rechtlichen Risiken schützen. Guanxi ist sicherlich wichtig, aber prominente, gut vernetzte Geschäftsleute können immer noch gegen das Gesetz verstoßen. Offensichtlich, vermeiden Sie jede illegale oder unsachgemäße Aktivitäten auf Eigene Seite.

Ethische Standards in der Wirtschaft steigen in China und anderswo rapide an, und dies gilt insbesondere für ausländische Unternehmen. Illegale Aktivitäten von Ausländern können als “Ausnutzung” Chinas und des chinesischen Volkes bezeichnet werden. Ihre Enthüllungen können den Ruf der verantwortlichen Regierungsbeamten oder Journalisten verbessern. Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, bei jeder Gelegenheit im Rahmen des Gesetzes zu bleiben.

Asiatische Unternehmenskultur

Wenn Sie nach Asien gehen, um Partner zu besuchen, Geschäfte zu machen oder Beziehungen zu unterhalten, sollten Sie immer auf ihre lokalen Bräuche und Geschäftspraktiken vorbereitet sein. Denken Sie daran, dass es keine einzige asiatische Kultur gibt. Trotz einiger gemeinsamer Merkmale gibt es starke Unterschiede von Land zu Land und von Region zu Region.

Im Allgemeinen kann es in Asien als unhöflich angesehen werden, offen und direkt über große Anliegen zu sein, während sie in den Vereinigten Staaten eine Tugend sind. Probleme müssen entschlossen, aber nicht in einem konfrontativen Format angegangen werden, das als Peinlichkeit für den Verantwortlichen ausgelegt würde. Dem asiatischen Partner einen “Gesichtsverlust” zuzufügen, sollte man tunlichst vermeiden.

Denken Sie bei Verabredungen daran, dass es in Teilen Asiens eine lockerere Einstellung zur Pünktlichkeit gibt, als in den Vereinigten Staaten und Europa.

Es gibt viele potenzielle Fallstricke, wenn Sie für Ihre Produkte nach Asien reisen – Qualitätsdefizite, nicht vertrauenswürdige Partner, Diebstahl geistigen Eigentums und vieles mehr. Wenn jedoch die Due Diligence verdeckt durchgeführt wird und ein gutes Verhältnis aufgebaut wird, können die Kosteneinsparungen für viele Produkte sein.

Quelle: in Anlehnung an – Ames Gross & John Minot (Sourcing in Asia: A guide in doing business)

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